Histórico Piloto PGD/UFG

Projeto Piloto Programa de Gestão e Desempenho PGD/UFG

Em fevereiro de 2023 a UFG iniciou a execução de ciclos do PGD em caráter experimental piloto.

Assim, foi inicialmente elaborado um projeto (Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 1), que contou com a participação de 2 órgãos administrativos, em estudos iniciais que permitiram avanços quanto à compreensão das atividades previstas. Com base nas constatações desse primeiro estudo e considerando o fato de que o PGD tem escopo maior do que a modalidade teletrabalho, que se difere do trabalho remoto executado durante a Pandemia, e a prorrogação da data de publicação de Instrução Normativa que estabeleceu as orientações relativas à implementação e execução do PGD em nível da Administração Pública Federal (publicada em 31/07/2023), foi identificada a necessidade de ampliação do estudo inicial, tendo sido propostos uma ampliação e ajustes do projeto (Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 2).

A PROPESSOAS agradece o envolvimento e as contribuições de cada um dos participantes.

Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 1

O Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 1 se refere aos estudos iniciais sobre a execução de ciclos PGD na UFG.

Status: concluído

 

Principais datas:

Início: 01/02/2023

Término: 31/08/2023

Execução de ciclos: de 13/03/2023 a 16/06/2023

 

Objetivos:

 

Lista de objetivos

 

Órgãos participantes:

 

O Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 1 foi coordenado pela PROPESSOAS com o apoio do Centro de Recursos Computacionais - CERCOMP. Participaram da execução dos ciclos o CERCOMP e a Diretoria de Contabilidade e Finanças - DCF.

 

Órgãos Participantes

 

Principais atividades:

  • Levantamento das atividades, cargos, tempo de execução e ambientes (participantes)
  • Estudo do sistema (SISGP/SUSEP)
  • Definição de indicadores

 

Critérios estabelecidos para execução:

 

Composição das equipes:

   Limite de 80% no PGD 

   Diariamente 50% (da equipe PGD) em execução parcial presencial

   Vedada a participação de servidores em turnos contínuos

   Terão prioridade para participação na modalidade teletrabalho em regime de execução integral: (IN 2/2023)

  1. a) pessoas com deficiência ou com problemas graves de saúde, ou que sejam pais ou responsáveis por dependentes na mesma condição;
  2. b) pessoas com mobilidade reduzida, nos termos da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000;
  3. c) gestantes e lactantes, durante o período de gestação e amamentação; e
  4. d) servidores com horário especial, nos termos dos §§ 2º e 3º do art. 98 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

 

Sistema:

 

SISGP/SUSEP

Periodicidade dos Planos de Trabalho: semanal

* Compatibilidade das atividades com o cargo

 

Cronograma dos ciclos:

A primeira fase do Piloto PGD/UFG abrangeu a execução de 2 ciclos:

 

Cronogramas

Fonte: Equipe PROPESSOAS

Números:

Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 1 em números:

 

 

Números

 

 

Ocorrências de destaque na Fase 1: 

  • 98,75% dos Planos de Trabalho previstos para os dois primeiros ciclos foram corretamente registrados no sistema
  • Para ajustes do cronograma inicial do Projeto, 2 Programas de Gestão foram registrados para o primeiro ciclo de execução: cada uma das 12 equipes PGD registraram corretamente 3 Programas de Gestão no sistema, incluindo as etapas de cadastro e habilitação dos participantes.

 

Templates:

Entre os resultados do projeto, destaca-se a elaboração de templates de planilhas para o registro de informações necessárias para a execução dos ciclos, que compõe a documentação PGD/UFG.:

  • Planilha de Estruturas administrativas: organização dos participantes do Piloto, alocados nas equipes PGD formadas em cada órgão participante, com a indicação do perfil de acesso ao sistema.
  • Planilha de Equipes PGD: levantamento das equipes PGD formadas, com a indicação da modalidade de execução de cada participante.
  • Tabela de Atividades: levantamento das atividades das equipes PGD de cada órgão participante e das atividades gerais dos órgãos, com a indicação da classificação de complexidade e carga horária prevista.

 

Templates

Fonte: Equipe PROPESSOAS

Questionários de avaliação:

No Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 1 foram elaborados 4 questionários de avaliação sobre as etapas do processo de execução do PGD/UFG, da perspectiva dos participantes do Piloto. Assim, a construção desses instrumentos visou o levantamento das percepções dos participantes sobre os benefícios, riscos, facilidades e dificuldades das etapas de execução do PGD/UFG com o sistema SISGP/SUSEP. Após a coleta, tratamento e análise dos dados, a equipe do projeto chegou a conclusões cujas aplicações previstas incluem: o registro de informações do projeto, o aprimoramento dos templates, o registro de boas práticas e a identificação de requisitos de procedimentos necessários para uma futura implantação do PGD/UFG.

 

Questionários de Avaliação

Fonte: Equipe PROPESSOAS

Questionários de Avaliação aplicados:

  • QA1 - Elaboração da Tabela de Atividades
  • QA2 - Registros SISGP: PGD e Habilitação
  • QA3 - Registros SISGP: Planos de Trabalho
  • QA4 - Execução / Acompanhamento dos Planos de Trabalho

 

Boas práticas levantadas:

As contribuições dos participantes que registraram respostas aos questionários enviados possibilitaram o levantamento de boas práticas para a execução do PGD/UFG pela Equipe PROPESSOAS, em cada uma das etapas:

Elaboração da Tabela de Atividades

- Boas práticas sobre procedimentos para a elaboração da Tabela de Atividades:

  • envolvimento de todos os servidores do órgão no levantamento das atividades
  • levantamento realizado por setores/coordenações
  • consulta a relatórios prévios
  • consulta à tabela de referência (outras IFES)
  • identificação de papéis (incluindo responsabilidades e atribuições) dos servidores da equipe
  • validação de atividades, complexidades, carga horária equivalente com outros servidores e chefias
  • registrar a necessidades de ajustes no decorrer do ciclo

- Boas práticas sobre as características do levantamento da Tabela de Atividades:

  • listar todas as atividades do setor
  • descrição completa e detalhada das atividades
  • criar atividades comuns a todas as coordenações (exemplo: planejamento/acompanhamento/avaliação de atividades; atividade adicional; férias/ausências justificadas; licenças acima de 1 semana)
  • atenção para a possibilidade de diferentes níveis de complexidade (A/B/C/D/E)
  • importância de justificar cargas horárias equivalentes superiores a 4hs
  • título da atividade com TAG: [ÓRGÃO_SETOR] Título da atividade (setor pode ser uma coordenação ou um grupo de atividades, exemplo gestão ou atendimento)

 

Registros SISGP: PGD e Habilitação

  • diferenciar terminologia:
    • PGD/UFG e Programa de Gestão
    • Ciclo PGD/UFG e datas de início e fim do Programa de Gestão
  • as chefias que estiverem participando da Equipe PGD, ainda que apenas como gestores, devem cadastrar o Programa de Gestão sob sua supervisão
  • registros padronizados segundo material da PROPESSOAS: cronograma, informações e documentos
  • Comunicação interna na Unidade/Órgão sobre o cronograma do ciclo PGD subsequente

 

Registros SISGP: Planos de Trabalho 

  • todos os participantes devem se envolver com o planejamento dos Planos de Trabalho, abordando, entre outros:
    • representar a dinâmica do trabalho
    • atribuição das atividades
    • demandas da equipes
    • entregas esperadas
  • todos os participantes devem se envolver com a atividade de registro dos Planos de Trabalho
  • todos os participantes devem ter conhecimento sobre as possíveis estratégias quanto ao momento de registro do Plano de Trabalho
  • todos os participantes devem ter conhecimento sobre as possíveis estratégias quanto à dinâmica de proposição e aceite dos Planos de Trabalho
  • recomendação de construção do Plano de Trabalho em acordo com a chefia, anterior ao momento do registro
  • importante haver esclarecimentos entre os integrantes das equipes sobre os níveis de complexidade das atividades (adotar A/B/C/D/E)

 

Execução / Acompanhamento dos Planos de Trabalho

  • registro das atividades em curto período (diariamente) para melhor acompanhamento por parte das chefias
  • considerar especificidades das coordenações
  • realizar ajustes nos planos em resposta à atuação sob demanda ou a inclusão de demanda não possível de previsão inicialmente
  • realizar reunião de planejamento e acompanhamento (semanalmente)
  • prever e dedicar tempo semanal para o planejamento e acompanhamento
  • previsão nos Planos de Trabalho de tempo necessário aos esforços de planejamento, registros, acompanhamento e avaliação
  • a aplicação dos questionário avaliativos contribui para o direcionamento da atenção a pontos relevantes ao processo
  • possibilidade de melhorar a percepção sobre a realização de feedback sobre a execução do plano
  • definição clara de critérios de avaliação com ampla comunicação
  • atenção ao correto registro e encerramento de Planos de Trabalho
  • reforçar a distinção entre a avaliação dos Planos de Trabalho e a Avaliação de Desempenho

 

Recomendações Técnicas:

Após a avaliação dos resultados da primeira fase do Piloto PGD/UFG, a PROPESSOAS concluiu essa etapa do projeto, com a elaboração das seguintes recomendações técnicas:

Recomendações

Fonte: Equipe PROPESSOAS

Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 2

O Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 2 se refere à ampliação e adequação da primeira fase do Piloto.

Status: em andamento.

 

Principais datas:

Início: 15/05/2023

Previsão de Término: 08/03/2024

Previsão de Execução de ciclos: de 24/07/2023 a 21/01/2024

 

Objetivos:

Ampliação dos objetivos iniciais (Fase 1) visando também alcançar:

  • novas adesões de Unidades Acadêmicas e Órgãos Administrativos (UA/OA) para:
    • a evolução da elaboração da Tabela de Atividades PGD/UFG, reconhecendo-se a heterogeneidade característica do ambiente institucional da UFG;
    • a verificação da pertinência das etapas propostas ao processo PGD/UFG;
    • a apreciação dos Templates desenvolvidos, e
    • o exame da validade das boas práticas levantadas para a transferência para outros ambientes organizacionais da UFG
  • o aprofundamento do estudo do sistema SISGP/SUSEP para propiciar expertise na utilização do sistema e maior compreensão sobre as implicações dos requisitos do sistema no processo de implantação do PGD/UFG e a possibilidade de orientação aos participantes de UA/OA com adesão ao PGD/UFG
  • a expansão da perspectiva de avaliação para a integração de indicadores alinhados aos objetivos estratégicos da UFG

 

Órgãos participantes:

Chamada para adesão de 4 novos órgãos/unidades por meio de envio de proposta:

Os órgãos/unidades foram convidados para adesão à segunda fase, por meio de solicitação de manifestação de interesse com o envio de material de proposta de adesão, visando a busca de heterogeneidade de ambientes organizacionais, considerando-se:

Características dos Participantes:

  • servidores técnico-administrativos, cujos cargos e atribuição fossem compatíveis com as atividades integrantes do PGD
  • vedada a participação de servidores em turnos contínuos

 

Características dos ambientes organizacionais:

  • inclusão de ambientes com diferente natureza de atuação (acadêmica e administrativa)
  • inclusão de ambientes com diferentes áreas de atuação
  • requisito de demonstração e existência de servidores em número suficiente para a composição de equipes para o PGD, com atividades compatíveis 
  • existência de circunstâncias que promovam situações de aprendizagem para a implantação do processo, dadas as especificidades do ambiente universitário

 

O Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 2 conta como órgãos executores do PGD nessa etapa:

  • Centro Editorial e Gráfico UFG (CEGRAF/UFG)
  • Centro de Recursos Computacionais (CERCOMP/UFG)
  • Diretoria de Compras (DCOM/UFG)
  • Diretoria de Contabilidade e Finanças (DCF/UFG)
  • Faculdade de Administração, Ciências Contábeis e Ciências Econômicas (FACE/UFG)
  • Faculdade de Ciências e Tecnologia (FCT/UFG)
  • Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROPESSOAS/UFG)

 

Principais atividades previstas para a segunda fase:

  • Proposição de metodologia de alinhamento do PGD ao Planejamento Estratégico da UFG
  • Testes de sistemas
  • Acompanhamento da elaboração de Planos de Entregas das Unidades participantes
  • Acompanhamento de normativas em nível da Administração Pública Federal
  • Levantamento de necessidades de Relatórios Analisa

 

Reuniões com Órgãos participantes do Piloto - segunda fase:

27/06/2023 - CEGRAF, DCOM, FCT - Orientação

27/06/2023 - FACE - Orientação

28/06/2023 - CERCOMP, DCF - Orientação

28/06/2023 - CEGRAF - Suporte

30/06/2023 - PROPESSOAS - Suporte

30/06/2023 - DCOM - Suporte

03/07/2023 - CERCOMP e DCF - Suporte

06/07/2023 - DCOM - Suporte

06/07/2023 - CEGRAF - Suporte

06/07/2023 - CERCOMP  e DCF - Orientação

07/06/2023 - FACE - Suporte

13/07/2023 - PROPESSOAS - Orientações

14/07/2023 - FCT - Suporte

21/07/2023 - Orientações

17/08/2023 - FCT - Suporte

16/10/2023 - Todos UA/OA - Orientações

 

Critérios estabelecidos para execução:

- permitida a adesão ao PGD de até 100% dos TAEs desde que em atuação em ambientes organizacionais (local físico) onde não haja atendimento presencial de discentes ou onde o serviço não for predominantemente de atendimento presencial

- 60% de presencialidade diariamente no ambiente organizacional

- será permitida a participação na modalidade teletrabalho em regime de execução integral dos servidores amparados pelo Art. 3º da IN 02/2023:

a) pessoas com deficiência ou com problemas graves de saúde, ou que sejam pais ou responsáveis por dependentes na mesma condição;

b) pessoas com mobilidade reduzida, nos termos da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000;

c) gestantes e lactantes, durante o período de gestação e amamentação; e

d) servidores com horário especial, nos termos dos §§ 2º e 3º do art. 98 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

 

Cronograma dos ciclos:

A segunda fase do Piloto PGD/UFG prevê a execução de 2 ciclos:

 

Cronograma Ciclo 3 Piloto PGD/UFG

Datas para Registro dos Programas de Gestão:

10/07/2023 - Treinamento SISGP/SUSEP

10/07 a 21/07/2023 - Cadastro dos Programas de Gestão e Habilitação no SISGP/SUSEP

Prazo em dias para comparecimento: 2

Prazo em dias da fase de habilitação: 7

Data de início: 24/07/2023

Data de fim: 22/10/2023

Observação: cadastro dos planos de trabalho iniciais até o dia 21/07/2023

 

24/07 a 22/10/2023 - Programas de Gestão: Execução e Acompanhamento dos Planos de Trabalho

Plano de trabalho 1: 24/07/2023 a 30/07/2023

Plano de trabalho 2: 31/07/2023 a 06/08/2023

Plano de trabalho 3: 07/08/2023 a 13/08/2023

Plano de trabalho 4: 14/08/2023 a 20/08/2023

Plano de trabalho 5: 21/08/2023 a 27/08/2023

Plano de trabalho 6: 28/08/2023 a 03/09/2023

Plano de trabalho 7: 04/09/2023 a 10/09/2023

Plano de trabalho 8: 11/09/2023 a 17/09/2023

Plano de trabalho 9: 18/09/2023 a 24/09/2023

Plano de trabalho 10: 25/09/2023 a 01/10/2023

Plano de trabalho 11: 02/10/2023 a 08/10/2023

Plano de trabalho 12: 09/10/2023 a 15/10/2023

Plano de trabalho 13: 16/10/2023 a 22/10/2023

Observação: cadastro de férias ou ausências justificadas acima de 1 semana precisam de cadastro de planos de trabalho com datas diferenciadas.

 

Cronograma Ciclo 4 Piloto PGD/UFG

 

Datas para Registro dos Programas de Gestão:

 

16/10 a 20/10/2023 - Cadastro dos Programas de Gestão e Habilitação no SISGP/SUSEP

Prazo em dias para comparecimento: 2

Prazo em dias da fase de habilitação: (quantidade de dias a partir do dia do registro do Programa de Gestão até o máximo do dia 20/10/2023)

Data de início: 23/10/2023

Data de fim: 21/01/2024

Observação: cadastro dos planos de trabalho iniciais até o dia 20/10/2023

 

23/10 a 21/01/2024 - Programas de Gestão: Execução e Acompanhamento dos Planos de Trabalho

Plano de trabalho 1: 23/10/2023 a 29/10/2023

Plano de trabalho 2: 30/10/2023 a 05/11/2023

Plano de trabalho 3: 06/11/2023 a 12/11/2023

Plano de trabalho 4: 13/11/2023 a 19/11/2023

Plano de trabalho 5: 20/11/2023 a 26/11/2023

Plano de trabalho 6: 27/11/2023 a 03/12/2023

Plano de trabalho 7: 04/12/2023 a 10/12/2023

Plano de trabalho 8: 11/12/2023 a 17/12/2023

Plano de trabalho 9: 18/12/2023 a 24/12/2023

Plano de trabalho 10: 25/12/2023 a 31/12/2023

Plano de trabalho 11: 01/01/2024 a 07/01/2024

Plano de trabalho 12: 08/01/2024 a 14/01/2024

Plano de trabalho 13: 15/01/2024 a 21/01/2024

Observação: cadastro de férias ou ausências justificadas acima de 1 semana precisam de cadastro de planos de trabalho com datas diferenciadas.

 

Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 3

O Projeto Piloto PGD/UFG - Fase 3 visa o alinhamento gradual para a perspectiva das INs 24 e 52 / 2023, com ênfase na documentação (Plano de Entregas, TCRs, Planos de Trabalho)

Status: em andamento.

 

Principais datas:

Início: 10/01/2024

Previsão de Término: 31/05/2024

Previsão de Execução de ciclos: de 22/01/2024 a 28/04/2024

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